Как сократить телефонные разговоры без потери эффективности

«У меня зазвонил телефон. Кто говорит?»
Помните детское стихотворение Корнея Чуковского?
Сегодня телефон — серьезный поглотитель времени.
Порой мы злимся на собеседника когда за 15 минут разговора он отвлекается 3 раза на звонки (по 2,5 минуты на каждый). Угадайте, сколько в этом примере получается продуктивного разговора?

 

Менее 6,5 минут

Поясню. Собеседник непосредственно общается 2,5 минуты х 3 звонка = 7,5 минут. После разговора он не переключается мгновенно в ваш прервавшийся разговор. У нашего сознания есть инерция. Нужно выгрузиться из предыдущей задачи (телефонной задачи) и «загрузиться» в новый (теперь) контекст (разговор). Этот переходный процесс в среднем занимает от 1 минуты. Итого, после каждого звонка возникает минимум по 1 минуте потерь. Резонный вопрос:

Что делать с телефоном?

При этом не важно, речь идет о мобильном или обычном офисном. Небольшое предупреждение, советы ниже адресованы руководителям верхнего звена и собственникам бизнеса. И не совсем (в полном объеме) подойдут рядовым сотрудникам, тем кто работает на «горячей линии» или завязан на телефонный канал (по долгу службы).

Алгоритм «мобильное антирабство»:

  • Уберите сотовый на визитке + не давайте кому попало.
  • Установите систему приоритетов: e-mail, СМС, телефон, видеоконференция, живая встреча.
  • Выделите времяблоки для обработки звонков.
  • Подготовьте SMS-ответы для звонков.
  • Установите выходную + вечернюю «мобильные диеты».
  • Поправьте свой сценарий разговоров по телефону.

Подробно по каждому пункту:

Уберите сотовый на визитке. Зачем вы раздаете всем свой сотовый? Чтобы звонили по первому поводу и поднимали вас в любое время суток?
Установите систему приоритетов. Если человеку (вам) что-то нужно, идите последовательно. Пробуйте решить вопрос по e-mail. Не терпит время, уточняйте через SMS. В случае если первый и второй вариант не помогли, подключайте телефон. И далее уже выводите «тяжелую артиллерию» в формате видеоконференции или живой встречи.
Выделите времяблоки для звонков, делайте их пакетно. Достаточно в день 2-3 времяблока по 10-20 минут каждый на все телефонные звонки. Что делать с входящими звонками в остальное время? Не принимать (убрать звук) или переадресовывать помощнику. В первом варианте в ближайший времяблок вы посмотрите и решите кому перезвонить из пропущенных. Во втором помощник будет обрабатывать весь входящий поток, сортировать и сообщать вам в установленной форме только о важных коммуникациях (снова в пределах времяблока для звонков).
Подготовьте SMS-ответы для звонков. Вы можете сделать шаблоны из разряда: «Сейчас занят, перезвоню в 10.00». Догадались, что 10.00 – это начало вашего времяблока работы со звонками. Таким образом вы приучаете людей к своим времяблокам и не дергаетесь по каждому звонку.
Установите выходную + вечернюю «мобильные диеты». Выключайте регулярно себя из мира телекоммуникаций. В буквальном смысле, отрубите свой телефон с 19.00 до утра. Вместе с доступами в разные мессенджеры, соцсети, скайпы и т.п. И делайте это во время отпуска и на выходных. Подождут до понедельника. Да и сами без дела людей не дергайте!
Поправьте свой сценарий разговоров по телефону. Этот совет адресован тем, кто грешит излишней мягкостью и любит нравиться всем подряд.
Хороший деловой звонок это от 1 до 2 минут. Проверьте свой сотовый и сравните.Ваша структура разговора должна быть (по деловым вопросам): «Добрый день» – «По какому вопросу?» – «У меня есть на это 1 минута» – «Какие есть варианты?»– договоренности на будущее (что, кто и когда делает дальше). Меньше воды, больше дела и конкретики.

 

 

Жестко?

Тогда не жалуйтесь, что у вас разрывается телефон весь день напролет… Что нет времени на детей, жену (мужа), семью. Что не можете выбраться уже 3 месяц с друзьями на рыбалку и заняться тем, что действительно нравится. Берите свой телефон и мир коммуникаций под контроль.
Источник

Читайте также:

Читайте также:

Яндекс.Метрика