Как справиться с ежедневным неиссякаемым потоком писем на электронную почту?

Как разобраться с делами? Сара Грин, старший редактор HBR, делится секретами:
Что работает:
1. Я перестала отделять возню с почтой от «настоящей работы». В информационной экономике работа с почтой — такая же работа, как и прочая. И я приняла сознательное решение не рассматривать чтение писем как занятие, которое отвлекает меня от важных дел, а считать это процессом построения отношений, то есть еще одним важным делом. Стоило поменять точку зрения, и стало морально легче выделять время для переписки.


2. Я перестала использовать электронную почту вместо ежедневника.

Вот как я описывала свою жизнь до «реформ»: я оставляла важные письма с пометкой «не прочитано», чтобы вернуться к ним позже (а потом не могла найти их, погребенных под новыми), и я посылала сама себе списки заданий. Сначала я пробовала записывать свои планы на бумаге, потом ставила разные приложения, в том числе одно, которое превращало список дел в квест, однако в этой игре я так и не поднялась выше уровня «саженца дуба». Наконец я обнаружила Trello, очень простую программу, которая легко интегрируется с рабочим столом и прочими приложениями.

3. Я отказалась набивать дни под завязку всевозможными встречами.

Раньше я заносила в календарь одно мероприятие за другим, до конца рабочего дня, а после всего этого открывала ящик с сотнями непрочитанных писем, и мне становилось физически плохо. Я пыталась решить эту проблему, выделив в ежедневнике большие промежутки времени дважды в неделю, но сотрудники быстро сообразили, что двухчасовых встреч не бывает, и как ни в чем не бывало записывались на это время. Теперь я выделяю на встречи от получаса до часа в разное время, чтобы в итоге образовалось около двух «свободных» часов в день (Поймайте-ка меня теперь правильно!)

4. За две недели до отпуска я забиваю даты моего отсутствия в автоматическую подпись под письмом.

Так коллеги гораздо лучше понимают намек, чем если бы я рассылала окружное послание — никто эти послания не читает, а так, благо все предупреждены, я могу решить перед отъездом неотложные дела, а потом полностью отключиться. По возвращении я решительно воздерживаюсь от встреч первые два-три дня, пока не войду в курс дела. И если вы не президент страны, то не вижу причины проверять почту, наслаждаясь ароматами тосканского виноградника, поднимаясь верхом на осле по горам Патагонии или сидя рядом с бабушкой за рождественским столом. Конечно, иным людям не везет с начальниками, которые требуют постоянно быть на связи, но в том-то и заключается моя работа в HBR: учить руководителей уму-разуму.

5. Я перестала добиваться от человеческого мозга решения проблем, создаваемых новейшими технологиями.

Раньше я стыдилась, по-настоящему стыдилась, когда важные письма пропадали где-то в завалах спама, ежедневно сыпавшегося в мой почтовый ящик. (Нет, HBR не станет публиковать статью о стартапе, продающем кошачье сиденье для унитаза, но спасибо за любезное предложение — и так минимум три раза на дню). Я смирилась с тем, что это техническая проблема и что она требует технического решения. Проверив несколько вариантов, я установила SaneBox, фильтр, который с помощью сложного алгоритма отделяет самые важные письма от второстепенных. Их система и пропускает лишние письма в ящик, и они не скапливаются там в огромном количестве, а все остальные отправляются в папку «SaneLater» — эту папку я проверяю через день, чтобы убедиться, что там не завалялось ничего ценного. Я также начала применять программу Unroll.me: она собирает все мои подписки в единый дайджест за день и отписывает меня от тех СМИ, которые меня перестали интересовать.

6. Я стала более активно пользоваться смартфоном.

Хотя почти все рецепты по обращению с почтой, которые мне довелось читать, включали в себя пункт «не полагаться на мобильный телефон», я убедилась, что со смартфона я печатаю короткие ответы, сразу по делу (я ведь, как вы уже почувствовали, склонна к многословию). А поскольку послание приходит с пометкой «послано с мобильного», никто не обижается на лаконичность.

Что не работает:

1. Правило проверять почту в одно и то же время. Слышала я этот совет часто, но мне он не пригодился. Сколько ни пыталась, в итоге я либо читала и отвечала на письма вплоть до следующего «часа проверки», либо отвлекалась во время интернет-конференции, которая приходилась на время между плановыми проверками, либо попросту пропускала важное сообщение.
2. Использование писем «нет на месте». Я пыталась включать автоответчик в те дни, когда у меня шла одна встреча за другой или когда наступал дедлайн, и мне было не до очередных рукописей, но люди воспринимали это как обиду. Если я отлучалась надолго, то ставила автоматическое сообщение: «Пожалуйста, напишите мне снова, когда я вернусь, такого-то числа». Этот прием тоже многие рекомендуют — но опять же меня упрекали за высокомерие.
3. Сокращать электронные письма до минимума. Сжато выражать свои мысли — прекрасно, однако стоит ли опускать приветствие, подпись и запятые? Я редактор, мне физически плохо, когда я пишу в ответ «хорошая идея спс». Неужели не хватает времени даже написать «Здравствуйте, профессор Фиц-Герберт» и поставить запятую? Нет, правда? От этих суперкратких записок у меня мурашки по коже. И я сама себе становлюсь несимпатична.
4. Следить, чтобы писем в ящике не оставалось. Мне кажется, манию «пустого ящика» мы будем вспоминать, как теперь вспоминаем помешательство на аэробике в 1980-е годы: безумное, убийственное стремление к недосягаемому совершенству. Почтовый ящик не обязан быть пустым, а бедра женщины — похожими на две тонкие палочки. Теперь мне достаточно, чтобы число непрочитанных писем не превышало сотни. Когда их становится слишком много, я вздыхаю, прихожу пораньше на работу и бьюсь с ними, пока не вгоню в границы. Точно так же я порой нехотя на время переключаюсь с тяжелой пищи на зелень, когда любимые джинсы уже трещат по швам.
5. Правило «отделываться от всего одним махом» — оно едва ли годится редакторам и другим людям, работающих с информацией. Требуется время на размышление, и порой даже простой ответ — «да или нет» — нельзя дать сходу, нужно запросить у человека дополнительные данные, что-то еще почитать, провести исследования. Обычно я справляюсь с этой задачей достаточно быстро, иначе я бы тут не работала, но правило «одним махом» соблюсти никак не могу.
6. Создавать сложную систему папок. Откуда у человека, который едва успевает прочитывать сообщения, возьмется время, чтобы их еще и сортировать? Лучше поиском найти нужное.
7. Требовать от людей, чтобы они вели себя иначе. Я пробовала: просила писать в теме ключевые слова, обходиться без восклицательного знака перед названием, если на самом деле вопрос не сверхсрочный, просила посылать все вопросы в одном письме, а не дробить их на пять посланий (от каждого из которых тянется собственная цепочка ответов). Немногие меня услышали, и я им искренне за это благодарна, но в целом — бесполезно сражаться с ветряными мельницами.
8. Жаловаться. Если я буду воспринимать электронную почту как вражеское наущение, мне перестанут писать нужные люди, меня не будут подключать к существенным обсуждениям, ведь «Сара всегда занята». Так-то я могла то входить в разговор, то отключаться, в зависимости от того, что мне покажется существенным — и вдруг источники ценной информации перекроют? Нет, мне это не понравится.
Далеко не все удалось исправить. Сообщения все еще порой теряются. Грипп может смести всю мою заботливо выстроенную систему за пару дней. И я по-прежнему злюсь, когда меня в письме спрашивают, получила ли я предыдущее письмо, особенно если не прошло еще и суток. (Установите программу Signals — и не будет нужды спрашивать). Но поскольку теперь я более-менее навела порядок, то и такие письма-вопросы приходят все реже.

Читайте также:

Яндекс.Метрика